Die Art ist fast in ganz Europa anzutreffen, jedoch nicht häufig.

Thecophora cinerascens kann eine Länge von 3 – 5 mm erreichen. Diese Art scheint sehr variabel zu sein. Thorax und Abdomen dieses sehr kleinen Conopid sind hauptsächlich grauschwarz, mit einer breiten und relativ hohen Theka bei den Weibchen. Auf dem Mesonotum fehlen submediale Rückenstreifen oder sind sehr schwach entwickelt. Der Kopf ist ziemlich groß und hat große rötliche Augen. Der untere Teil der Stirn ist blass, während der obere Teil und das Ocellusdreieck gleichmäßig schwarz sind. Die Schnauze ist verlängert mit schmalen weißen Wangen, die Femuren 1 und 2 sind schwarz, während Femur 3 auf seiner basalen Hälfte blass ist. Die Tibiae sind nur in der Nähe der Basis blass. Die Flügel sind schwärzlich, aber die Basis ist gelblich.